Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia najmu okazjonalnego

Co przygotowuje właściciel

Właściciel mieszkania potwierdza tytuł prawny do lokalu (odpisem z księgi wieczystej lub aktem nabycia) i sporządza protokół stanu technicznego mieszkania w chwili przekazania kluczy – przyda się on przy zwrocie lokalu.

Co przygotowuje najemca

Kluczowy dokument po stronie najemcy to oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, a także pisemna zgoda właściciela lokalu zastępczego na przyjęcie najemcy w razie rozwiązania umowy.

Co musi zawierać oświadczenie właściciela lokalu zastępczego

To najczęściej brakujący element całego kompletu, a jednocześnie najprostszy w treści. Oświadczenie składa osoba mająca tytuł prawny do lokalu mieszkalnego — zwykle jego właściciel. Dokument musi wskazywać miejsce i datę złożenia, pełne dane właściciela, dokładny adres lokalu, potwierdzenie tytułu prawnego do niego oraz wyraźną zgodę na zamieszkanie w nim konkretnego najemcy w razie wykonania egzekucji z lokalu wynajmowanego. Ważne, czego ten dokument nie dotyczy: nie jest to zgoda na zameldowanie, nie zobowiązuje najemcy do faktycznej przeprowadzki i nie ustanawia żadnego prawa do lokalu dopóki egzekucja się nie wydarzy. Ustawa nie wymaga też, by lokal zastępczy znajdował się w tym samym mieście co wynajmowane mieszkanie — może leżeć w dowolnym miejscu w Polsce.

Kiedy potrzebny jest notariusz, a kiedy nie

Tu najczęściej powstaje nieporozumienie, bo dokumenty są dwa i wymogi mają różne. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji zawsze musi mieć formę aktu notarialnego — to wymóg ustawowy i bez niego cała konstrukcja nie działa. Natomiast oświadczenie właściciela lokalu zastępczego ustawa pozostawia w zwykłej formie pisemnej, ale daje wynajmującemu prawo zażądać, by podpis pod nim został poświadczony notarialnie. W praktyce agencje i właściciele mieszkań z wyższego segmentu korzystają z tego prawa dość często. Poświadczenie podpisu to czynność prostsza i tańsza niż sporządzenie aktu notarialnego: notariusz nie redaguje treści, a jedynie potwierdza, że podpis złożyła wskazana osoba.

W jakiej kolejności kompletować dokumenty

Kolejność ma znaczenie praktyczne, bo niektóre dokumenty odnoszą się do konkretnego mieszkania i konkretnej umowy. Najpierw ustala się, które mieszkanie bierzesz i na jakich warunkach — dopiero wtedy można zamawiać oświadczenie właściciela lokalu zastępczego, bo musi ono zawierać Twoje dane i adres wynajmowanego lokalu. Równolegle warto umówić wizytę u notariusza: terminy bywają odległe, a bez aktu notarialnego umowa nie będzie najmem okazjonalnym. Komplet załączników powinien być gotowy na dzień podpisania umowy, nie po nim. Po podpisaniu zostaje jeszcze jeden krok, o którym łatwo zapomnieć: zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu czternastu dni.

Co się dzieje, gdy brakuje jednego z załączników

Umowa pozostaje ważna — nie znika i nie trzeba jej podpisywać od nowa. Zmienia się jej charakter: przestaje być najmem okazjonalnym i podlega ogólnym przepisom o ochronie praw lokatorów. Dla najemcy oznacza to pełną ochronę ustawową, dla właściciela — że w razie problemów czeka go zwykły proces o opróżnienie lokalu, z możliwym orzeczeniem o prawie do lokalu socjalnego. Dlatego właściciele tak pilnują kompletu dokumentów przed podpisaniem i rzadko godzą się na „dostarczę w przyszłym tygodniu”. Braku nie da się też uzupełnić wstecz w sposób, który przywróciłby umowie status najmu okazjonalnego od jej początku.

Kompletny zestaw dokumentów:

• Umowę najmu w formie pisemnej, na czas oznaczony nie dłuższy niż dziesięć lat
• Akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji
• Wskazanie lokalu zastępczego i zgodę jego właściciela na przyjęcie najemcy
• Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania ze stanami liczników