Jak i po co zgłaszać najem okazjonalny do urzędu skarbowego

Termin i sposób zgłoszenia

Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, aby złożyć zgłoszenie w urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania. Można to zrobić osobiście, pocztą albo przez profil zaufany na portalu podatki.gov.pl.

Który urząd jest właściwy

To miejsce, w którym najczęściej popełniany jest błąd. Zgłoszenie składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie ze względu na położenie wynajmowanego mieszkania. Jeśli właściciel mieszka w Gdańsku, a wynajmuje mieszkanie w Warszawie, zgłoszenie idzie do urzędu gdańskiego. Przy współwłasności obowiązek dotyczy każdego z wynajmujących w zakresie jego udziału, więc jeśli mieszkanie należy do małżonków rozliczających się osobno, każde z nich składa własne zgłoszenie we własnym urzędzie. Warto to ustalić przed upływem czternastu dni — pomyłka co do urzędu nie zatrzymuje biegu terminu.

Co zawiera zgłoszenie i czy trzeba dołączać umowę

Nie ma jednego urzędowego formularza obowiązującego w całym kraju — zgłoszenie ma formę pisemną i powinno jednoznacznie identyfikować umowę. W praktyce podaje się dane wynajmującego, dane najemcy, adres wynajmowanego lokalu, datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu oraz wskazanie, że umowa została zawarta jako najem okazjonalny. Część urzędów udostępnia własne wzory na swoich stronach — warto z nich skorzystać. Samej umowy co do zasady nie trzeba załączać, ale urząd może wezwać do jej przedstawienia. Zachowaj potwierdzenie złożenia: na żądanie najemcy wynajmujący ma obowiązek przedstawić dowód zgłoszenia, a przy sporze to właśnie ten dokument przesądza o statusie umowy.

Co grozi za spóźnienie

Bez terminowego zgłoszenia umowa faktycznie traci status okazjonalnej – w razie sporu sąd zastosuje ogólne zasady najmu, w tym długą procedurę eksmisji. Przywrócenie uprzywilejowanego statusu wstecz nie jest możliwe.

Zgłoszenie a podatek od najmu

Zgłoszenie najmu okazjonalnego i rozliczenie podatku to dwie osobne sprawy, które łatwo pomylić, bo obie dotyczą urzędu skarbowego. Zgłoszenie z art. 19b dotyczy samego statusu umowy i ma czternastodniowy termin. Opodatkowanie przychodu z najmu prywatnego to odrębny obowiązek rozliczany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, według stawek zależnych od wysokości rocznego przychodu. Niezłożenie zgłoszenia nie zwalnia z podatku, a zapłacenie podatku nie zastępuje zgłoszenia. Dla najemcy istotne jest tylko to pierwsze — bez niego umowa nie jest najmem okazjonalnym, niezależnie od tego, jak właściciel rozlicza się z fiskusem.

O co może zapytać najemca

Najemca ma prawo zażądać od wynajmującego przedstawienia potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego i warto z tego prawa skorzystać — to jedyny sposób, by sprawdzić, czy umowa rzeczywiście jest najmem okazjonalnym. Pytanie nie jest nietaktem: dla najemcy status umowy określa zakres jego ochrony, więc interes jest obustronny. Jeśli właściciel zwleka albo nie potrafi pokazać potwierdzenia, to sygnał, że formalności nie zostały dopełnione i że w razie sporu zastosowanie będą miały ogólne przepisy — co akurat dla najemcy oznacza większą, a nie mniejszą ochronę.

Sprawdź przed złożeniem zgłoszenia:

• Datę rozpoczęcia najmu – od niej liczy się 14 dni
• Urząd właściwy dla miejsca zamieszkania właściciela, a nie dla adresu mieszkania
• Dane obu stron i adres wynajmowanego lokalu w treści zgłoszenia
• Zachowane potwierdzenie złożenia – najemca ma prawo go zażądać